Service · Kassennachschau

Kassennachschau im Taxi- und Mietwagengewerbe.

Was Fahrer und Unternehmer über die unangekündigte Prüfung durch das Finanzamt wissen müssen. Rechtliche Grundlage: § 146b AO. Unangekündigt und sofort gültig.

Stammdaten zur Prüfung

Betriebsstätte, Mitarbeiter, Fahrzeug und Aufzeichnungssystem

Verhalten bei einer Kassennachschau (§ 146b AO)

Diese Verfahrensdokumentation regelt das Verhalten aller Mitarbeiter während einer Kassennachschau durch die Finanzverwaltung.

Zweck dieser Dokumentation

Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Prüfungsablaufs
Vermeidung formeller Beanstandungen
Gewährleistung der Datenbereitstellung nach § 146a AO
Sicherstellung der TSE- und DSFinV-TW-Konformität

Was ist eine Kassennachschau?

Unangekündigte Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen (§ 146b AO)
Betrifft EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
Belegdrucker und DSFinV-TW-Datenexport
Gegebenenfalls Back-Office-Systeme

Sofortmaßnahmen bei Erscheinen des Prüfers

Schritt 1 – Ruhe bewahren

Höflich und kooperativ bleiben
Dienstausweis des Prüfers verlangen
Namen und Dienststelle notieren

Schritt 2 – Sofort informieren

Unverzüglich Geschäftsführung verständigen
Steuerberater informieren, wenn vorgesehen
Keinen Zugriff auf Daten ohne Information der Leitung

Was darf der Prüfer verlangen?

Einsichtnahme in

Aktuelle Schichtdaten
TSE-Transaktionsdaten und Seriennummer
Fahrtdaten und Zahlungsarten
Fahrer- und Fahrzeugstammdaten

DSFinV-TW-Dateien

Fahrten.csv, Fahrten_Zahlarten.csv, Schicht.csv
TSE_Transaktionen.csv
Stamm_Unternehmen.csv, Stamm_Fahrzeuge.csv, Stamm_TSE.csv

Der TSE-Export enthält

Abgesicherte Anwendungsdaten
Protokolldaten und Transaktionsnummer
Signaturzähler und Prüfwert

Mitarbeiter darf

Bedienung des Systems erklären
Belegdruck demonstrieren
DSFinV-TW-Export starten
QR-Code auf dem Beleg vorzeigen

Mitarbeiter darf nicht

Daten löschen
Schichten manuell korrigieren
TSE entfernen oder deaktivieren
Nachträgliche Änderungen vornehmen

Der TSE-konforme Beleg

Ein TSE-konformer Beleg enthält

Transaktionsnummer
Signaturzähler und Prüfwert
Seriennummer des Aufzeichnungssystems
Seriennummer der TSE
Start- und Endzeit der Fahrt

Ohne QR-Code kann der Prüfer

Die Integrität nicht prüfen
Die Signaturkette nicht verifizieren
Keine maschinelle Auswertung durchführen

QR-Code automatisch
Der starksoft Quittungsdrucker erzeugt den QR-Code gemäß DSFinV-TW mit allen TSE-Daten auf dem Beleg.
Maschinell auslesbar
Der Prüfer verifiziert vor Ort, Nachfragen werden weniger, die Prüfung dauert kürzer.

Sonderfall: Ausfall der TSE

Ausfallgrund unverzüglich dokumentieren
TSE-Ausfall umgehend beheben
Der Beleg muss den Ausfall erkennbar machen
Weiterbetrieb nur unter Beachtung der Vorschriften

Checkliste für Fahrer und Mitarbeiter

Im Fahrzeug müssen jederzeit verfügbar sein:

Betriebsstätte und Unternehmensdaten
TSE-Seriennummer
Fahrerdaten
Fahrzeugdaten und Konzession
Belegdruckmöglichkeit
Zugriff auf den DSFinV-TW-Export

Was wird geprüft?

Der Prüfer des Finanzamts kontrolliert die folgenden Bereiche der Kassenführung im Taxi- und Mietwagengewerbe.

Elektronisches Aufzeichnungssystem (eAs)

Ordnungsgemäße Funktion der TSE
Einhaltung der Belegausgabepflicht nach jeder Fahrt
Vorhandensein einer aktuellen Verfahrensdokumentation
Vollständige Aufzeichnung aller Fahrten und Einnahmen
Auslesbarkeit der gespeicherten Daten, DSFinV-TW-Export
Verfügbarkeit von TSE-Seriennummer und Signaturkette

Kassenbuch

Täglicher Kassensturz mit lückenloser Dokumentation
Belegbarer Kassenbestand zu jedem Zeitpunkt
Übereinstimmung von Kassenbuch und tatsächlichem Bestand
Vollständige Schicht- und Fahrtabschlüsse je Fahrzeug

Pflichten und Vorgehen

Unangekündigt
Prüfer erscheinen während der Betriebszeiten, auch direkt am Fahrzeug oder auf dem Betriebshof, und müssen sich mit Dienstausweis ausweisen. Im Taxigewerbe kann die Prüfung auch am Taxistand oder während einer Schicht erfolgen.
Mitwirkungspflicht
Fahrer und Unternehmer sind verpflichtet, Einblick in das Aufzeichnungssystem zu gewähren, das Gerät zu öffnen und alle gespeicherten Daten bereitzustellen, etwa Taxameterausdruck und TSE-Export.
Kassensturz auf Verlangen
Der Prüfer kann einen sofortigen Kassensturz verlangen. Bareinnahmen im Fahrzeug müssen lückenlos mit den aufgezeichneten Fahrten übereinstimmen.
Kassenmeldepflicht seit 2025
Elektronische Kassen und Taxameter mit TSE, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 über „Mein Elster“ beim Finanzamt gemeldet sein. Neuanschaffungen sind innerhalb eines Monats zu melden.

Folgen bei Mängeln

Betriebsprüfung
Bei erheblichen Unregelmäßigkeiten kann die Kassennachschau ohne gesonderte Ankündigung in eine vollständige Außenprüfung übergehen, mit rückwirkender Prüfung mehrerer Geschäftsjahre.
Hinzuschätzung
Fehlen Unterlagen, ist die TSE defekt oder werden Manipulationen festgestellt, schätzt das Finanzamt die Einnahmen. Das kann erhebliche Steuernachzahlungen und Zinsen zur Folge haben.
Bußgelder
Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, etwa fehlende Belegausgabe oder eine nicht funktionierende TSE im Taxameter, können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern geahndet werden.

Tipps zur Vorbereitung

Sorgen Sie für eine aktuelle Verfahrensdokumentation für Ihr Taxameter und Ihr Abrechnungssystem.
Schulen Sie Ihre Fahrer: Ruhe bewahren, Prüferausweis verlangen, kooperativ Zutritt gewähren.
Stellen Sie sicher, dass die TSE im Taxameter ordnungsgemäß funktioniert und die Daten jederzeit auslesbar sind.
Führen Sie täglich einen Schichtabschluss und einen Kassenabschluss durch und dokumentieren Sie diesen.
Bewahren Sie alle Belege und Tagesabschlüsse vollständig und geordnet auf.
Melden Sie Ihr elektronisches Aufzeichnungssystem fristgerecht über „Mein Elster“ beim Finanzamt an.

Wie starkcenter Betriebsnachweise, DSFinV-TW-Export und TSE-Check bereitstellt, steht im Ratgeber zur TSE-Pflicht.